Domyślne wartości faktur
- imię i nazwisko osoby wystawiającej faktury,
- miejsce wystawienia faktury,
- rok dokumentów,
- domyślny numer PKWiU,
- domyślną nazwę pierwszej pozycji na fakturze.
Poradnik OtoFaktura
Konfiguracja programu OtoFaktura.
Aby skonfigurować program OtoFaktura, rozwiń w menu zakładkę Konfiguracja i wybierz Ustawienia. Na tej stronie uzupełnisz dane firmy, domyślne parametry faktur oraz ustawienia podatkowe.
Najkrótsza odpowiedź
- wejdź w Konfiguracja → Ustawienia
- uzupełnij dane firmy
- ustaw domyślne parametry faktur
- wybierz środowisko KSeF
- sprawdź ustawienia podatkowe
Dane firmy
Uzupełnij podstawowe dane działalności.
W sekcji FIRMA wpisz podstawowe dane swojej działalności. Uzupełnij przede wszystkim:
- nazwę firmy,
- adres, kod pocztowy i miasto,
- NIP oraz REGON, jeśli posiadasz,
- telefon, adres e-mail i stronę WWW,
- nazwę banku i numer konta bankowego,
- numer BDO, jeśli dotyczy Twojej firmy.
Te dane są wykorzystywane między innymi na fakturach, wydrukach oraz w integracji z KSeF.
Ważne: NIP firmy wpisany w tej konfiguracji jest również używany jako NIP kontekstu w ustawieniach certyfikatów KSeF.
Ustawienia faktur
Ustaw domyślne dane dokumentów.
W sekcji FAKTURA ustawisz domyślne dane używane podczas wystawiania dokumentów.
Dodatkowe parametry
- domyślny narzut procentowy dla nowych produktów,
- środowisko KSeF używane przez program.
Środowisko KSeF
Wybierz środowisko pracy z KSeF.
Pole Środowisko KSEF określa, z którym środowiskiem ma pracować program:
- test - środowisko testowe, używane do prób i konfiguracji,
- prod - środowisko produkcyjne, używane do rzeczywistej wysyłki dokumentów.
Przed rozpoczęciem pracy produkcyjnej upewnij się, że wybrane jest właściwe środowisko oraz że certyfikaty KSeF zostały dodane dla tego samego środowiska.
Podatki
Ustawienia podatkowe firmy.
W sekcji USTAWIENIA PODATKOWE FIRMY ustawisz sposób rozliczania podatku VAT. Dostępne ustawienia obejmują między innymi:
- status VAT firmy,
- informację, czy firma jest podatnikiem VAT UE,
- metodę kasową,
- obsługę faktur VAT RR,
- rodzaj zwolnienia z VAT,
- podstawę prawną zwolnienia,
- datę rozpoczęcia działalności.
Jeśli Twoja firma jest czynnym podatnikiem VAT, wybierz status Czynny podatnik VAT. Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, wybierz odpowiedni rodzaj zwolnienia i uzupełnij podstawę prawną.
Dane te mogą być wykorzystywane przy generowaniu faktur oraz danych KSeF.
Zapis zmian
Zapisz konfigurację programu.
Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz zmiany. Program sprawdzi poprawność wymaganych pól i zapisze konfigurację.
Jeśli któreś pole jest wypełnione niepoprawnie, przy formularzu pojawi się komunikat z informacją, co należy poprawić.
Najważniejsze wskazówki
Co sprawdzić przed rozpoczęciem pracy.
Dane firmy
- NIP firmy powinien być wpisany bez myślników i spacji.
- Numer konta bankowego podaj w formacie używanym na fakturach.
- Dane firmy warto sprawdzić przed wystawieniem pierwszej faktury.
KSeF
- Środowisko KSeF prod wybieraj dopiero wtedy, gdy chcesz pracować produkcyjnie.
- Po zmianie danych firmy sprawdź, czy nowe dane poprawnie pojawiają się na fakturze testowej.
Podatki
- Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT, uzupełnij podstawę prawną zwolnienia.
- Przy statusie czynnego podatnika VAT sprawdź, czy ustawienia odpowiadają sposobowi rozliczania firmy.
FAQ
Konfiguracja programu - najczęstsze pytania
Gdzie znajduje się konfiguracja programu OtoFaktura?
W aplikacji otwórz Konfiguracja → Ustawienia. Możesz też wejść bezpośrednio pod adres https://app.otofaktura.pl/konfig_edit_form.php.
Czy NIP z konfiguracji jest używany w KSeF?
Tak. NIP firmy wpisany w konfiguracji jest używany jako NIP kontekstu w ustawieniach certyfikatów KSeF.
Kiedy wybrać środowisko KSeF prod?
Środowisko prod wybierz dopiero wtedy, gdy chcesz pracować produkcyjnie i masz dodane właściwe certyfikaty KSeF dla środowiska produkcyjnego.
Co zrobić po zmianie danych firmy?
Po zmianie danych firmy sprawdź, czy nowe dane poprawnie pojawiają się na fakturze testowej i czy są zgodne z danymi używanymi w KSeF.
Skonfiguruj OtoFakturę przed wystawieniem pierwszej faktury.
Poprawne dane firmy, podatków i KSeF ograniczają błędy na dokumentach oraz przyspieszają codzienną pracę.
Załóż konto